张闻川:AI办公10倍效率提升——从认知到实战、场景落地

课程背景

随着生成式AI技术的快速发展,AI已从概念热词演变为生产力工具。微软、谷歌等国际巨头已将AI全面嵌入办公套件,国内以豆包、Kimi、DeepSeek、通义千问、文心一言为代表的大模型也纷纷崛起,WPS亦推出了AI功能。然而,多数企业员工对AI的认知仍停留在“听说过、试过但不准、不知道怎么用”的阶段——用不好、不敢用、不会持续优化,成为普遍痛点。

国内企业在引入AI工具时面临三大制约:

网络环境(无法稳定访问国外大模型)

数据安全(企业文件不能出境、不能喂给不可控的公网模型)

工具选型迷茫(国产AI工具众多,不知如何按场景选择)

本课程应运而生:基于国产AI工具生态,以WPS办公套件为核心载体,帮助全员掌握一套“拿来就能用、用了能见效”的AI办公方法。

本课程设计逻辑:提炼了上百家企业的AI落地实践经验,融合了成人学习“即学即练即用”的核心原则。课程不追求大而全地罗列AI功能,而是聚焦word文档写作、Excel数据处理、PPT演示制作三大高频刚需场景,让每位学员在两天内带走自己亲手打磨的【3个AI优化成果】,真正实现【从听说AI→用好AI】的跨越。

课程收益

● 清晰区分5大国产AI工具的适用场景,在接到任务时,3秒内判断该用哪个工具

● 准确识别数据安全红线,在2分钟内完成「姓名、手机号、身份证、日期」等要素的脱敏

● 运用RCTRF万能指令模型「角色+背景+任务+要求+格式」,一次性产出可用结果

● 熟练运用调优三板斧「补充条件、纠正方向、给予范例」,将AI输出优化至可用水平

● 文档场景:针对日常办公文稿(通知/周报/邮件),10分钟内完成从零散要点→AI初稿→手工定稿的全流程

● 数据场景:针对Excel报表,用中文描述需求,由AI生成正确运行的WPS兼容公式(VLOOKUP/IF/SUMIF等)

● 演示场景:针对汇报主题,10分钟内由AI生成一份结构完整的PPT雏形

● 「3个AI优化成果」带回家:1份AI赋能的Word + 1份AI赋能的Excel + 1份AI赋能的PPT

课程时间:2天,6小时/天

课程对象:有办公需求的全员(不限岗位、不限职级),具备办公软件基础操作能力,无需任何AI或编程基础

课程方式:讲师讲授 + 案例分析 + 实操演练 + 小组讨论

课程工具:

课程模型:

第一讲:认知篇——国产AI工具概览

核心目标:建立正确的AI认知,掌握国产工具选型决策树,具备数据安全红线意识

一、正确认知AI

互动导入:常见认识,常见误解

1. 是什么,不是什么

2. 能做什么,不能做什么

3. 人机协作的核心技巧

4. 人的核心认知转变

案例分析1:AI编造三家不存在的竞品,填现场被客户当场拆穿

案例分析2:德勤用AI生成报告,出现大量幻觉错误,被迫向澳洲政府退款

案例分析3:年终总结出现"作为大模型,我无法提供具体数据

二、常用AI工具选型

互动讨论:你目前用过哪些AI工具?主要用来做什么?

1. 五大主流工具比较

1)豆包:日常全能助手(聊天/翻译/创意文案)

2)Kimi:长文本王者(读报告/会议纪要/合同摘要)

3)DeepSeek:逻辑推理专家(公式生成/代码/复杂分析)

4)通义千问:通识对话伙伴(通用问答/学习辅助)

5)文心一言:知识增强引擎(公文辅助/知识问答)

2. 选型决策口诀

——DeepSeek 深推理、Kimi 长文精、文心多模态、通义办公灵、豆包语音亲

案例分析:运营人员用AI做数据看板,修改80遍仍失败

三、数据脱敏AI实战(安全红线)

互动导入:日常接触过涉密数据吗?听过数据泄密的事件吗?后果如何?

案例分析:新能源公司研发人员上传核心配方至AI工具,损失超千万元(工信部《2025年工业领域数据安全典型案例汇编》

1. 基本原则:给AI看脱敏后的骨架,不给商业机密的血肉

2. 三步脱敏法演示

1)一键替换姓名(张总→A总)

2)一键替换手机号(12345678900→123*********)

3)一键替换身份证号(2100000→210*****)

3. 常见脱敏遗漏提醒(数字/项目全称/作者信息等)

实操演练:基于真实文件,现场脱敏处理

第二讲:方法篇——AI思维与人机协作方法

核心目标:让学员掌握可复用的指令方法论,告别AI听不懂人话的挫败感

核心思维:把AI当成智商很高,能力很强的实习生;减少AI幻觉,提高回复精准性

一、万能指令:RCTRF模型

互动导入:你是如何下指令,每次都一样吗,结果如何?

案例分析:常见的不规范指令,结果的不准确

1. 常见不规范

1)目标模糊

2)信息残缺

3)不指定格式

4)角色跳跃等等

2. 规范的指令(万能RCTRF模型)

1)R(Role角色):确立专业视角

2)C(Context背景):上下文越具体,产出越精准

3)T(Task任务):明确你要什么

4)R(Requirement要求):要求越具体,质量越高

5)F(Format格式):输出格式决定可用性

实操演练:基于万能指令,对比实操结果的差异

二、调优三板斧:AI答非所问?

互动导入:AI的回答不够精准,抓不到重点,没有灵魂?

案例分析:列举AI答非所问,废话连篇,死板无趣的实际场景

1. 常见不精准

1)答非所问

2)废话连篇

3)死板无趣

2. 三板斧

第一斧:补充条件——刚才忘了说,参会者都是部门总监级

第二斧:纠正方向——不对,我要的是邮件正文,不是标题

第三斧:给予范例——请参考这个风格重新写:XXXX

实操演练:原始回答→逐步纠偏→最终满意

讲师点评:两轮实操对比,点评指令差异带来的效果差距

第三讲:实战篇一——AI赋能文档写作

核心目标:学员用AI完成从零散要点→规范文稿的全流程,涵盖周报/通知/会议纪要三大高频场景

导入:职场工作场景痛点

1. 周报憋了很久无从下笔

2. 领导发来的长篇报告没时间看

3. 会议纪要太长没时间看

场景一:写周报

第一步:喂素材

第二步:挖价值

第三步:定框架

第四步:人工审查(数据脱敏,若必要)

案例分析:对比人工 VS AI的效果

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

场景二:写通知

1. 下标准指令:背景+任务+要求+截止时间

2. 加调优指令:没重点,太啰嗦,太生硬?

3. 人工审查

案例分析:对比人工 VS AI的效果

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

场景三:长文速读

1. 下标准指令

1)确定阅读目的:定任务,看骨架

2)深挖关键话题:带问题,吃精肉

3)事实核查验证:验逻辑,留个神

2. 注意事项

1)长文必分段:超过50页要拆分,保证效果

2)结论必溯源:引用原文,防止AI瞎编

3)术语要统一:专业术语提前告知AI(比如文档中提到的IP是知识产权,非流量IP)

3. 人工审查

案例分析:对比人工 VS AI的效果

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

场景四:会议纪要

前提:先把会议纪要录音转成文字稿(录音+文字稿素材)

工具:千问/豆包/腾讯会议

1. 下标准指令

1)初步去噪,保留精华

2)提取决议,分类规整

3)重写待办,责任到人

2. 注意事项

1)录音质量决定AI结果

2)敏感信息要过滤

3)统一专用名词

3. 人工审查

案例分析:对比人工 VS AI的效果

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

第四讲:实战篇二——AI赋能数据洞察

核心目标:用AI生成数据处理的公式,并快速获得数据洞察

导入:职场工作场景痛点

1. VLOOKUP公式一直报错

2. 两张表的匹配结果一直报错

3. 洞察结论只会写数据有所波动

一、AI处理流程

1. 中文说出需求:得到公式

2. 消毒后黏贴:直接黏贴会报错(#NAME?)

3. AI给出结论

4. 人工审查

二、智能洞察三步法

第一步:生成公式

1)定角色

话术举例:你是Excel专家,我用的是WPS最新版

2)描数据

话术举例:1A列是姓名,表2B列也是姓名、C列是部门。根据姓名把表2的部门匹配到表

3)下指令

话术举例:写一个VLOOKUP公式,根据表1的A列姓名,去表2的B到C列查找,返回第2列的部门名称

4)等消毒:AI生成的公式不能直接用,需转换使其符合WPS规范

实操演示:指令编辑→指令执行→放入WPS报错

第二步:公式消毒

1)先过水变成纯文本:把AI公式黏贴到记事本,洗掉隐藏格式

2)换标点为纯英文的:WPS只认英文标点,这是报错一大元凶

3)验证函数是否支持:WPS不支持的函数,需手动填参

实操演示:公式过水→替换标点→验证函数

第三步:智能洞察

1)喂数据

2)下指令

3)收结论

——公式算出结果,AI洞察结论,你负责签字交差(注意人工审查)

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

第五讲:实战篇三——AI赋能演示制作

核心目标:将已有文字材料快速转化为结构清晰的PPT框架,并生成演讲备注

导入:职场工作场景痛点

1. 内容浪费:现有材料不懂复用,从零制作PPT

2. 结构混乱:一堆文字堆上去,标题层级乱,逻辑线断裂

3. 时间黑洞:找模板1小时,调配色1小时,内容还没动

4. 讲稿空白:没时间准备讲稿,上台全靠临场发挥

一、AI处理流程

1. 文生纲:现有材料喂给AI,生成PPT大纲

2. 纲转页:大纲粘贴到WPS大纲视图,一键生成PPT雏形

3. 备注扩写:给每页生成口语化演讲稿

4. 辅助美化:WPS一键美化+AI推荐配图

5. 安检收口:清除隐藏信息、脱敏检查、统一命名

二、PPT制作四步法

第一步:文生纲

1. 工具:豆包/DeepSeek/kimi

2. 指令

话术举例:根据这篇材料,生成一份10页的PPT大纲,逻辑结构为:背景-现状-问题-对策-总结,每页给出标题和3个要点

3. 产出:一份结构清晰的PPT大纲

第二步:纲转页

1. 工具:WPS

2. 动作:复制AI生成的大纲→打开WPS演示→新建PPT→切换到视图→大纲视图→粘贴

3. 产出:一键生成带标题和要点的PPT雏形,省去逐页新建和打字的机械劳动

第三步:备注扩写

1. 工具:豆包/DeepSeek/kimi

2. 动作:选中某页标题发给AI

3. 指令

话术举例:请为这一页写一段3分钟的演讲稿,口语化、有感染力

4. 产出:粘贴到WPS演讲者备注栏,上台照念即可

第四步:辅助美化

1. 一键美化:WPS设计的一键美化

2. AI配图:下达指令让AI寻找匹配图

三、人工审查

——标题AI定,讲稿AI写,你只负责上台讲

实操演练:各组实践+讲师辅导+分享互动+评选最佳

结语:学习总结与落地行动

1. 课堂回顾:四阶递进模型(认知→方法→实战→场景落地)

2. 答疑互动:学员感兴趣的、没讲到的点,进阶的技能等

3. 落地行动:制订员工个人的AI办公行动计划

序号　工具名称　用途

1　AI工具选型表　根据工作场景,选择合适工具

2　万能AI指令　RCTRF公式(含5案例)

3　数据脱敏方法　脱敏流程对照清单

4　AI文档处理指令库　周报/通知/会议纪要/润色的指令参考

5　AI数据处理的指令库　VLOOKUP/IF/SUMIF等函数WPS适配对照

6　AI生成PPT的指令库　大纲生成/讲稿生成/配图建议的指令参考

授课老师

张闻川老师的课程大纲