袁少波:《AI赋能职场办公效率提升》

课程背景：

在行业数字化转型加速的背景下，AI技术已从“辅助工具”升级为“战略伙伴”。本课程聚焦企业管理人员的实际需求，通过解析AI在战略决策、管理优化、公文提效中的核心价值，帮助学员掌握“人机协同”的底层逻辑与实操方法，推动企业从“经验驱动”向“数据智能驱动”转型。

AI办公应用的学习过程中，学员常常聚焦于AI的具体应用，却忽略了人的因素，这是很多AI课程效果不佳的重要原因。高效的AI应用，一定是人机协同、同步提升。这也是本课程的最大特点。

课程目标：

● 建立系统的AI办公认知体系，理解人机协同的核心逻辑与价值

● 熟练掌握6大核心办公场景的AI工具组合用法与实操技巧

● 具备AI提示词精准设计、工具链整合、问题解决的复合能力

● 独立完成标准化公文、专业可视化图表、高质量PPT、宣传内容等产出

● 搭建个人AI办公知识体系与工具库，实现长期效率迭代

课程对象：全体职场员工、管理人员、数字化转型负责人、办公效率提升需求者

课程时长：2天，每天6小时（含理论讲解、案例分析、工具实操、小组研讨、成果点评）

课程方式：课堂讲授、案例分析、互动演练、讨论分享等

课程大纲

第一讲：AI办公时代的认知重构

一、AI技术发展与办公场景变革

1. 从辅助工具到战略伙伴：AI办公的演进历程

1）传统办公痛点：重复劳动多、效率低下、标准化不足

2）AI办公的核心价值：效率倍增、质量提升、成本优化、创新赋能

案例：某国企通过AI工具实现公文处理效率提升80%、跨部门协同周期缩短50%

2. 生成式AI在办公场景的核心能力拆解

1）自然语言处理：写作、翻译、校对、总结

2）数据可视化：图表生成、数据分析、报告输出

3）内容创作：设计、视频、创意文案

4）智能协同：任务管理、会议辅助、知识沉淀

二、人机协同的底层逻辑与思维转变

1. 误区澄清：AI不是替代人，而是放大人力价值

案例：某金融企业AI+员工模式 vs 纯人工模式，效率与质量对比

2. 人机协同的三大原则

1）人负责：战略判断、需求定义、质量把关、创意方向

2）AI负责：重复劳动、标准化输出、数据处理、初步创作

3）协同点：提示词设计、结果优化、流程整合

3. AI办公的能力要求：结构化思维+工具应用能力

结构化思维的核心：结果导向、逻辑清晰、模块拆解

案例：胡乔木写作秘籍的结构化思维解析，AI如何复刻这套逻辑

三、AI办公工具生态与选型指南

1. 核心工具分类与特点（结合实操工具包）

1）写作类：DeepSeek、WPS灵犀AI、秘塔写作猫

2）设计类：AI绘图工具、WPS海报设计、剪映

3）数据类：DeepSeek图表生成、XMind AI、Excel AI插件

4）协同类：阿里通义、豆包、飞书AI

2. 工具选型三要素：行业适配性、合规性、易用性

1）国企/金融/医疗等行业的合规要求与工具推荐

2）小体量团队vs大型企业的工具组合方案

第二讲：AI提示词设计核心技术

一、提示词设计的底层逻辑

1. 为什么提示词决定AI输出质量？

案例：同一需求，不同提示词的输出结果对比（公文写作/图表生成）

2. 提示词的核心构成要素

1）角色定位：明确AI的身份

2）任务描述：清晰界定需求、输出格式、核心要点

3）约束条件：合规要求、风格规范、行业标准

4）优化方向：质量要求、修改建议、迭代空间

二、高效提示词的三大类型与设计方法

1. 描述型提示词：适合创意类、内容生成类需求

设计技巧：细节丰富、场景具体、风格明确

案例：“生成一份面向企业员工的女神节营销海报文案，风格温馨活泼，包含‘关爱女性’‘职场赋能’关键词，控制在100字以内”

2. 指令型提示词：适合标准化、流程化需求

设计技巧：步骤清晰、要求明确、结果可量化

案例：“以《电力安全工作规程》第5.3条为依据，生成一份设备检修安全生产通知，包含通知对象、检修时间、安全要求、责任部门，格式符合国企公文标准”

3. 引导型提示词：适合分析类、决策类需求

设计技巧：问题导向、逻辑引导、多维度拆解

案例：“分析当前科技环保行业的政策趋势，从政策支持、市场需求、技术创新三个维度输出分析报告，每个维度给出3个核心观点并配数据支撑”

三、提示词优化与迭代技巧

1. 提示词的“黄金三步法”：初稿→测试→优化

实操：以“季度工作总结”为例，逐步优化提示词

2. 常见提示词误区与避坑指南

1）需求模糊（如“写一篇报告”vs“写一篇销售季度总结报告，包含业绩数据、问题分析、改进计划”）

2）缺乏约束（如未明确格式、风格、字数）

3）逻辑混乱（如多任务混合表述）

3. 提示词模板库搭建（可直接复用）

公文写作提示词模板、图表生成提示词模板、PPT内容提示词模板

第三讲：AI+公文写作——标准化与高效化

一、公文写作的核心痛点与AI解决方案

1. 职场公文写作常见痛点

1）格式不规范、逻辑不清晰、语言不专业

2）紧急场景下产出慢、批量处理效率低

3）政策表述不准确、合规风险高

2. AI赋能公文写作的核心路径

1）模板化生成：解决格式问题

2）标准化优化：解决语言与逻辑问题

3）批量处理：解决效率问题

4）合规校验：解决风险问题

二、公文写作AI工具实操：模板库应用

1.三大类公文模板库深度解析（结合DeepSeek+WPS AI）

1）通知类公文：会议通知、活动通知、事项通知

模板核心要素：标题、主送机关、正文（目的、事项、要求）、落款、日期

案例：“迎峰度夏保供电工作部署会议”通知生成与优化

2）请示类公文：事项请示、资源申请、请假请示

模板核心要素：请示缘由、请示事项、具体要求、结语

案例：“引入AI监测设备”请示的AI生成与润色

3）报告类公文：工作进度报告、项目总结报告、调研报告

模板核心要素：背景介绍、主要成果、存在问题、下一步计划

案例：“环保项目季度进展报告”的AI生成（含数据自动填充）

三、公文质量优化：语法、专业度与合规性

1. AI助力公文语法标准化

1）语法校对：错别字、语病、标点错误修正

2）专业词推荐：行业规范术语、政策标准表述

3）口语化改写：将“大白话”转化为公文规范语言

实操：学员提交个人真实公文初稿，现场用AI优化并点评

2. 公文合规性AI校验

1）政策表述校验：如“双碳”政策、行业法规的准确引用

2）敏感词过滤：避免违规表述

3）格式规范校验：字体、行距、落款格式等

案例：某公文因政策表述不准确被驳回，AI优化后通过审核

四、高频场景实战演练

场景一：紧急事项处理公文

需求：2小时内生成“突发设备故障应急处理通知”，需明确应急小组、处理流程、责任分工、注意事项

实操：分组用DeepSeek生成公文，讲师点评优化

场景二：批量公文生成

需求：为10个部门生成“年度培训计划通知”，核心内容一致，部门细节差异化

实操：利用AI批量生成功能，快速完成个性化调整

场景三：公文高阶优化

需求：将一份冗长的工作汇报精简为1000字内的核心报告，保留关键数据与成果

实操：用AI总结+人工优化结合完成

第四讲：AI+数据可视化——图表与报告高效生成

一、数据可视化的核心价值与AI工具应用

1. 职场数据呈现的痛点：数据杂乱、逻辑不清、重点不突出

案例：纯数据表格 vs AI生成的可视化图表，决策效率对比

2. AI数据可视化的核心工具组合

1）核心工具：DeepSeek（提示词驱动）+ WPS表格（数据处理）+ XMind（思维导图）+ Mermaid（流程图）

2）工具适配场景：不同数据类型（数值型、分类型、流程型）的工具选择

二、AI图表生成：从提示词到专业图表

1. 精准提示词设计技巧（针对图表生成）

核心要素：数据来源、图表类型、展示维度、风格要求、重点突出

案例：“基于以下销售数据（1月：50万，2月：65万，3月：80万，4月：72万），生成一份饼图，展示各月销售占比，标题为‘Q1销售业绩占比图’，风格简洁专业，颜色搭配符合企业VI”

2. 常见图表类型AI生成实操

1）数值型数据：柱状图、折线图、饼图（DeepSeek+WPS AI）

2）分类型数据：条形图、雷达图（DeepSeek+WPS AI）

3）关系型数据：散点图、热力图（DeepSeek+专业可视化工具）

实操：学员提供个人工作数据，生成3种不同类型图表，选择最优方案

三、思维导图与流程图高效生成

1. AI+XMind：思维导图快速搭建（30分钟）

核心技巧：用Markdown格式提示词，快速生成思维导图结构

案例：“生成‘AI办公工具学习计划’思维导图，一级节点包含‘写作工具’‘设计工具’‘数据工具’‘协同工具’，每个一级节点下有3个二级节点（工具名称、核心功能、学习周期）”

实操：分组生成“部门年度工作规划”思维导图，AI辅助完善逻辑

2. AI+Mermaid：流程图一键生成

核心技巧：流程步骤文字化描述，AI转化为Mermaid代码，生成流程图

案例：“生成‘员工入职流程’流程图，步骤包含‘提交入职材料→人事审核→部门培训→岗位分配→试用期考核’，明确每个步骤的责任部门与时间节点”

实操：生成“公文审批流程”流程图，优化流程节点

四、数据报告自动化生成实战

1. 数据报告的结构化框架（AI辅助搭建）

核心模块：数据概述、核心指标分析、问题诊断、改进建议

2. AI+数据报告生成步骤

步骤1：上传数据文件（Excel）

步骤2：提示词定义报告目标与受众

步骤3：AI自动解读数据、生成分析结论

步骤4：人工优化结论与可视化呈现

案例：“季度运营数据报告”AI生成与优化

实操：学员上传个人工作数据，生成完整数据报告

第五讲：AI+设计与内容创作——零基础出专业成果

一、AI+PPT设计：从大纲到成品的全流程

1. PPT设计的核心痛点与AI解决方案

痛点：逻辑混乱、版式难看、内容冗余、制作耗时

AI赋能路径：大纲生成→内容填充→版式设计→优化迭代

2. 第一步：AI辅助PPT大纲与内容生成（20分钟）

提示词技巧：明确主题、受众、核心要点、结构逻辑

案例：“生成‘AI办公效率提升培训’PPT大纲，包含课程背景、核心内容、实操技巧、案例分享、总结展望5个部分，每个部分3-4个二级要点”

实操：分组确定PPT主题，AI生成大纲与核心内容

3. 第二步：AI+版式设计与美化

工具：WPS灵犀AI、DeepSeek设计插件

技巧：根据主题选择版式风格（商务风、科技风、活泼风），AI自动匹配模板与色彩

案例：将生成的内容导入WPS，AI一键美化版式

4. 第三步：AI辅助多媒体插入与优化

1）图片生成：用AI工具生成符合PPT主题的配图（提示词设计技巧）

2）图表插入：将之前生成的可视化图表导入PPT，AI优化适配

3）动画设计：AI推荐适合的动画效果，提升演示体验

实操：完成一份10页的专业PPT制作，讲师点评

二、AI+海报设计：零基础出高质量视觉资产

1. 海报设计的核心要素与AI提示词设计

核心要素：主题、视觉元素、文字排版、色彩搭配

提示词技巧：明确用途（营销海报、活动海报、宣传海报）、风格（简约风、国潮风、科技风）、核心元素、文字信息

案例：“生成‘618购物季营销海报’，风格科技感十足，包含‘限时折扣’‘满减优惠’‘爆款推荐’关键词，主色调为蓝色与橙色，尺寸为1080*1920像素”

2. 工具实操：AI生成+人工微调

1）工具：WPS海报设计、AI绘图工具

2）步骤：提示词生成初稿→调整核心元素→优化文字排版→导出成品

3）实操：为企业内部活动设计海报，完成从生成到优化的全流程

三、AI+视频制作：快速产出宣传与培训素材

1. 职场视频需求与AI工具选型

需求场景：培训视频、项目纪实、党建宣传、活动回顾

工具：剪映AI、可灵AI、WPS灵犀视频生成功能

2. 第一步：AI辅助视频脚本生成

提示词技巧：明确视频主题、时长、受众、核心内容、风格

案例：“生成‘安全生产培训’视频脚本，时长2分钟，包含场景介绍、安全风险点、操作规范、应急处理4个部分，语言简洁明了，适合员工学习”

实操：分组生成“AI办公工具使用指南”视频脚本

3. 第二步：AI生成视频与优化

工具实操：剪映AI导入脚本，自动匹配素材、生成配音、添加字幕

优化技巧：调整素材顺序、修改配音语速、优化字幕样式、添加企业LOGO

案例：某国企用AI快速生成党建宣传视频，节省80%制作时间

实操：完成一段2分钟的视频制作，小组展示

第六讲：AI办公知识体系搭建与长期迭代

一、个人AI办公知识资产构建

1. 知识资产的核心构成：工具库、模板库、提示词库、案例库

2. 搭建步骤

1）经验萃取：梳理个人高频办公场景与核心需求

2）体系构建：按场景分类整理工具、模板、提示词

3）持续更新：根据新工具、新需求不断迭代优化

工具推荐：Notion、飞书文档、WPS云文档（用于知识资产存储与管理）

二、AI办公的风险防控与伦理规范

1. AI办公常见风险与防控方法

风险1：内容“幻觉”（虚假信息、错误数据）

防控：交叉验证、数据溯源、人工审核

风险2：合规风险（敏感信息泄露、违规表述）

防控：敏感词过滤、权限管理、合规校验

风险3：版权问题（AI生成内容的版权归属）

防控：使用合规工具、明确版权约定、二次创作

2. AI办公的伦理边界：哪些场景不能依赖AI？

1）核心决策场景：如员工奖惩、重大投资决策

2）情感沟通场景：如员工谈心、客户深度沟通

3）创意核心场景：如品牌核心文案、重大活动创意

授课老师

袁少波老师的课程大纲